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第23部分(第1页)

用一两句话概括出要点,然后陈述你的目的和你希望读者阅读后应采取的行动。在你的结论部分,重申你的重要观点,如果必要,可以再深入一步。

文章具有说服力

文章的说服力对于公文来说是非常重要的,毕竟我们写作商业信件、报告、备忘录不是为了好玩,而是为了使对方了解、理解我们,这是我们沟通的目的。

文章的力量在于动词的运用,文章中应运用比较强烈的行为词汇。这将增强文章的说服力。

使用有力度的动词

有力度的动词会在人们心中形成一幅图画,它们会增加文章的权威性和说服力,因为这些动词指挥着读者的思想,如果你使用有力度的动词,会增加你的文章的魅力。选择那些专门描述行为的动词。有力度的动词是具有明确的动作倾向的,和缓的动词通常由系动词构成,通常是抽象而不是具体的。弱强

我们想要去参观我们参观

我是想支持…我坚决支持

我们能够劝说我劝告……

我将给你送去我传真给你

我将去那儿并且我开车去那儿并且

我们将与你联系我们打电话给你

使用大量强烈的、特别明确的动词,能构成一幅心理图画。

第七部分书面沟通语态应用

使用主动语态

为了使文章更有说服力,要使用主动语态的动词,而不要用被动语态,这就如同演员与剧本的关系一样。主动语态的句子总是将“演员”推向前台。

被动语态主动语态

那是在会议上被决定的会议决定……

调查由我们来执行我们调查……

被询问我们问…

我们的战略被制定我们制定战略

那是诚挚的抱歉我抱歉

你的思想被欣赏我们欣赏你的思想

它被约定……我们约定……

洗练你的文章以适合读者的口味

使你的文章显得有魅力

你曾经看到过由词汇堆砌起来的报告、信件、备忘录或杂志文章吗?如果有的话,你可能还能回忆起当时的感受,大多数人对于这类几乎没有词汇间隔,没有剩余空间的长篇阔论的反应是∶“去它的吧,我干吗要看这篇文章?”尽量使你的文章中段落短小,在段落与段落之间留有充分的空间,在纸的上下左右留有充分的空白。通过选择短词、短句和较短的段落,你能够避免读者的消极反应,你也能设计出某种写作方式以吸引读者的眼睛。

从你的材料组织着手,使你的文章对读者来说更有魅力。

使用标题和副标题

在白色的空间标以题目,以警示读者文章从这里开始,并且帮助他们发现他们要寻找的内容。

使用执行概要

这些是非常有用的工具并且被包含在许多商业文件中。甚至一页纸的备忘录也有执行概要,它构成一种写作形式,解释性的标题告诉读者,从这里开始,这就是备忘录的作用。

较长的备忘录和报告,可以有整页的执行概要,来描述内容或突出主要的信息和结论,使读者知道他们何时应该看,并且要仔细看这些内容。

写作个性化

用“我”、“你”、“我们”等人称代词帮助读者把你的文章连接起来,使文章更直接、清晰和有说服力,使你的文章更具个性,更具可读性,避免使简洁的文章显得突然。

组织的方向盘是靠人来转动的,公文也是由一些人写给另一些人看的,因此不要担心在你的公文中参考了别人的东西。公文的写作要运用简明语法,同时要写出个性化的文章。

机智地写作

公文不应含有判断术语,应以职业化的方式报导事实,让读者自己得出结论,如果你想给予一种观点、说明,不要把它掩饰成事实。

同时还要考虑时间,在你发出备忘录或信件前,把自己置于读者的位置去考虑事情。

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