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用一两句话概括出要点,然后陈述你的目的和你希望读者阅读后应采取的行动。在你的结论部分,重申你的重要观点,如果必要,可以再深入一步。
文章具有说服力
文章的说服力对于公文来说是非常重要的,毕竟我们写作商业信件、报告、备忘录不是为了好玩,而是为了使对方了解、理解我们,这是我们沟通的目的。
文章的力量在于动词的运用,文章中应运用比较强烈的行为词汇。这将增强文章的说服力。
使用有力度的动词
有力度的动词会在人们心中形成一幅图画,它们会增加文章的权威性和说服力,因为这些动词指挥着读者的思想,如果你使用有力度的动词,会增加你的文章的魅力。选择那些专门描述行为的动词。有力度的动词是具有明确的动作倾向的,和缓的动词通常由系动词构成,通常是抽象而不是具体的。弱强
我们想要去参观我们参观
我是想支持…我坚决支持
我们能够劝说我劝告……
我将给你送去我传真给你
我将去那儿并且我开车去那儿并且
我们将与你联系我们打电话给你
使用大量强烈的、特别明确的动词,能构成一幅心理图画。
第七部分书面沟通语态应用
使用主动语态
为了使文章更有说服力,要使用主动语态的动词,而不要用被动语态,这就如同演员与剧本的关系一样。主动语态的句子总是将“演员”推向前台。
被动语态主动语态
那是在会议上被决定的会议决定……
调查由我们来执行我们调查……
被询问我们问…
我们的战略被制定我们制定战略
那是诚挚的抱歉我抱歉
你的思想被欣赏我们欣赏你的思想
它被约定……我们约定……
洗练你的文章以适合读者的口味
使你的文章显得有魅力
你曾经看到过由词汇堆砌起来的报告、信件、备忘录或杂志文章吗?如果有的话,你可能还能回忆起当时的感受,大多数人对于这类几乎没有词汇间隔,没有剩余空间的长篇阔论的反应是∶“去它的吧,我干吗要看这篇文章?”尽量使你的文章中段落短小,在段落与段落之间留有充分的空间,在纸的上下左右留有充分的空白。通过选择短词、短句和较短的段落,你能够避免读者的消极反应,你也能设计出某种写作方式以吸引读者的眼睛。
从你的材料组织着手,使你的文章对读者来说更有魅力。
使用标题和副标题
在白色的空间标以题目,以警示读者文章从这里开始,并且帮助他们发现他们要寻找的内容。
使用执行概要
这些是非常有用的工具并且被包含在许多商业文件中。甚至一页纸的备忘录也有执行概要,它构成一种写作形式,解释性的标题告诉读者,从这里开始,这就是备忘录的作用。
较长的备忘录和报告,可以有整页的执行概要,来描述内容或突出主要的信息和结论,使读者知道他们何时应该看,并且要仔细看这些内容。
写作个性化
用“我”、“你”、“我们”等人称代词帮助读者把你的文章连接起来,使文章更直接、清晰和有说服力,使你的文章更具个性,更具可读性,避免使简洁的文章显得突然。
组织的方向盘是靠人来转动的,公文也是由一些人写给另一些人看的,因此不要担心在你的公文中参考了别人的东西。公文的写作要运用简明语法,同时要写出个性化的文章。
机智地写作
公文不应含有判断术语,应以职业化的方式报导事实,让读者自己得出结论,如果你想给予一种观点、说明,不要把它掩饰成事实。
同时还要考虑时间,在你发出备忘录或信件前,把自己置于读者的位置去考虑事情。
不要忘记检查
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